新入社員の登録や従業員を追加登録する際に、必要となる作業を解説します。
必要となる作業
必須作業
必要に応じて行う作業
- 認証情報登録
- ヘルプ登録
- 有休残日数登録
- スケジュール登録
各作業について、順に解説します。
従業員登録
従業員を新規登録します。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定
配属する所属と雇用区分をプルダウンで選択して［表示］ボタンをクリックします。
2. ［＋新規登録］をクリックし、各項目を入力し、［登録］ボタンをクリックします。
ポイント
（必須）項目以外に、必要に応じてメールアドレスと入社年月日のご入力をお願いいたします。
メールアドレスは申請が承認（または棄却）された際のメール通知に使用され、
入社年月日は有休日数管理の際、勤続年数算出のために使用されます。
登録後の従業員設定画面で対象者のログインIDを確認できます。
ログインURL・ログインID、パスワードをお知らせする準備をお願いいたします。
※パスワードは従業員登録画面から設定可能ですが、特に何も指定しなければ
従業員コードがそのままパスワードとなります。
※メール通知機能を利用すれば、メール通知を行うことができます。
認証情報登録
従業員と打刻用の認証情報を紐づける作業です。
生体認証（指紋、ハイブリッド）やICカード認証をご利用中の場合、必要となる作業です。
登録方法については、各タイムレコーダーのマニュアルをご参照ください。
登録はタイムレコーダー上から行いますので、
生体認証の場合は従業員ご本人が出社してからの作業となります。
ICカードについては、前もってカードを用意している場合は事前の登録が可能です。
（打刻は入社日以降より可能となります。）
ヘルプ登録
特定の所属のタイムレコーダーに他所属の従業員をヘルプ登録を行い
タイムレコーダーを共有で使用している場合は、追加する従業員にもヘルプ登録が必要です。
1. 前述の「従業員登録」の際に「打刻可能所属」という入力項目がありますので
［編集］ボタンをクリックし、打刻する所属にチェックを入れます。
2. ［登録］ボタンをクリックすると従業員登録の画面に戻ります。
その画面で再度［登録］ボタンをクリックすると、登録が確定されます。
ポイント
ヘルプ登録完了後は、以下の手順で
タイムレコーダーと管理画面の情報を同期する必要があります。
・Windowsデスクトップ版タイムレコーダー
1時間おきに自動で同期を行います。
手動ですぐに同期するときは、タイムレコーダー右上の
［設定］より「データ更新」をクリックしてください。
・クラウドレコーダー
タイムレコーダーを一旦閉じ、再起動することで
設定変更を反映することができます。
有給残日数登録
新入社員の場合は不要ですが、在籍中の従業員を新たに本システムで管理する場合、
現在所持している有休の残日数を登録する必要があります。
休暇管理 ＞ [表示]ボタン ＞ 対象者の[詳細]ボタン ＞「有休（減算タイプ）」の行をクリックすると、
一行目に付与日、付与日数が入力できます。
入力後、[登録]ボタンをクリックすると有休の残日数が登録されます。
※有効期間が2年間で前年度の繰越が残っている場合は、2度に渡り、年度毎に登録する必要があります。
また、すでに消化済みの有休がある場合は、消化分を差し引いた日数を付与します。
例）付与日が4月1日で、前回・前々回と20日ずつ付与されたが
5日有休取得済みのため残日数が35日の場合
・2016年4月1日……20日 で登録
・2015年4月1日……15日 で登録
スケジュール登録
遅刻や早退の管理をするため、スケジュールを登録して出退勤予定時刻を明確にする必要があります。
所属や従業員種別ごとに決まっているスケジュールを
自動スケジュール設定で
反映されるように設定済みであれば、登録は不要です。
自動スケジュール設定を行わない場合は、
全メニュー ＞ スケジュール管理 ＞ 対象者の所属を選択して[表示] ＞ [スケジュール登録]で
コピー元スケジュールを選択し、対象者の行にスケジュールを割り当てます。
